2013年07月18日

becky!使いのためのoutlook設定

会社の事情で長年使ってきたBecky!をoutlook2010に乗り換えなければならなくなりましたが非常に使い難いため、なるべくBecky!ライクな操作感に近づけるための方法を列挙します。

1.アドレス帳を階層化する。

outlook2010のアドレス帳、使いづらいですよね。
グループがあるので階層化できるもんだと思っていたら、全員に同報しかできないとか…こんな仕様必要なんでしょうかね。

というわけで、擬似的な方法になりますが、アドレス帳を分別することができるのを利用して、リストメニューで選ばせることでそれっぽく実現します。

・ナビゲーション ウィンドウから[連絡先]を選択します。
・左のフレームの「連絡先」を右クリックし、表示されたメニューから「フォルダの作成」を選択します。
・ここでbeckyのグループにあたるものを作成し、OKを押します。
・「個人用の連絡先」の下に作成したフォルダが追加されますので、右クリックし、プロパティを選択します。
・「Outlook アドレス帳」タブの「電子メールのアドレス帳にこのフォルダを表示する」をチェックします。(既にされているかも)
・新しく作成したフォルダに、すでに登録されているアドレスをドラッグして持って行ってください。

以降、アドレス帳の名前一覧を開くと「アドレス帳」リストメニューに追加したフォルダが増えていますので、beckyライクな階層化ができました。検索のラジオボタンで「名前のみ」が選択されていないと表示されないので、ご注意ください。

追伸)なんか(モバイル)とかいうカテゴリが勝手に出来てうっとおしいですね。
これは以下のように消します。

ファイル>アカウント設定>アカウント設定を選択し、アカウント設定画面を表示します。
アドレス帳タブを開くとモバイルアドレス帳なるものがあるので、これを削除して、outlookを再起動すればOKです。

2.送信済みのメールを元にして新規メールを作成する

直感で使っていると、これができません…。
以下のように実現します。この機能はショートカットが作成できますので、作っておきましょう。

・対象のメールをダブルクリックして表示
・「メッセージ」タブ「移動」カテゴリの「アクション」メニューから、「このメッセージを再送」を選択
・この状態で編集、送信すればよい。すぐに下書きに移動したい場合はすこし触ってクローズボタンを押し、保存しますか?で保存すればよい。
・本動作のショートカットを作成することができる。上記メニューの「このメッセージを再送」上で右クリックして「クイックアクセスツールバーをリボンの上に表示」を選択すると、以降ヘッダ上に表示されるアイコンに再送のボタンが追加される。


3.返信時のシグネチャを引用の後に入れる方法(不明・調査中)

返信・転送時、Becky!は引用文の後にシグネチャが入り、それが普通と思い使ってきました。
outlookだと先頭に唐突にシグネチャを入れられてしまい、手動でコピペしなければなりません。
なんと使いづらい…。
これの解決方法ですが…残念ながら、まだわかりません。
できないんでしょうかね;;
わかる方コメントください。
こちらでもわかり次第アップいたします…(ToT)

4.サブフォルダの未読メールの存在がわからない件を解決

Beckyでは、階層化した振り分けフォルダに未読メールがある場合、ツリーが閉じられていたとしても、括弧付の数字で未読数が表示されるため、見逃すことはありませんでした。outlook2010では、デフォルトではサブフォルダの未読数は表示できません。
そこで、全体の未読メールを抽出して表示できるフォルダを作成し、その代替えとします。

・受信トレイと同列にある[検索フォルダー]上で右クリック→[新しい検索フォルダー]を選択する。
・表示されたウィンドウの中の[メールの読み取り]カテゴリの[未読メール]を選択し、[OK]をクリック。
これで、未読のメールがすべて抽出された件数が表示され、かつ一括して閲覧が可能です。

より目立たせるためには、[未読のメール]上で右クリックして[お気に入りに表示]を選び、お気に入りツリーにぶら下げてください。
お気に入りから余計なものは削除し、をいつも開くようにしておけば、目立ちます。


5.勝手にメールを消される件を防止

Beckyにはそんな機能はありませんでしたが、outlookには時期がくると自動的にメールを削除するという機能があり、ONになっていると1年後からどんどんメールが消えていくようなことになりかねません。
幸い、outlook2010は初期状態ではこの機能は無効になっているのですが、2003〜2007は初期状態が有効になっており、ここからアップグレードした場合は2010でも有効になっているので、ご注意ください。

以下、解除方法です。

・[ファイル] タブをクリック>[ファイル] メニューの [オプション] タブをクリック。
・[詳細設定] タブをクリック。
・[古いアイテムの整理]カテゴリの、[自動整理の設定] ボタンをクリック。
・[次の間隔で古いアイテムの整理を行う] チェック ボックスを解除する。

なお、うまく使えば1年たったらExchangeサーバ上からローカルHDDに移動するというような設定も可能なようですが、私はメールが多いフォルダについて残容量に合わせてローカルに移動をしたいので、手動で行うつもりです。


6.宛先やCCの表示を、連絡帳に登録されている名前に変換しない(実際の所を調査中…)

Beckyであれば、ヘッダに書かれるそのままが表示されているので、返信時にお客様の名前に「様」が無ければ付加したり、一律に生メールアドレスのみにしたりということが調節出来たので安心でした。
outlookでは勝手に名前表示に変換されるため、実際に送った時にどう表示されるのか、また、一人の人に複数のメールアドレス(私的・公的・携帯等・・)を登録していて区別できなかたりすると、いったいどこに返送されるのかいちいちプロパティを表示せねばならず、面倒です。
Beckyとまったく同じ仕様にしたいんですが、これは実現できていません。

posted by aihyab at 10:53| Comment(2) | becky → outlook

becky! から outlook2010 へデータ移行

仕事場でのメーラーは10年以上の長きに渡ってbecky!を使ってきましたが、会社の都合でoutlook 2010(Exchange server)への移行を余儀なくされました。
beckyに比べるとあきらかに使いにくそうなoutlookなどは嫌なのですが、しょうがないので引越しを行いました。
ネットで調べつつ苦戦しながらもなんとか移行できた。今後のために、その経緯を残して置きます。

作業を行った環境はWindows7 pro 32bit上です。
作業途中で変換用にいろいろとソフトを使うのですが、Windows7以外では試していないので、使えないことがあるかもしれません。ご了承ください。
また、下記手法でメールの紛失等損害が起こりましても東方では一切責任持てませんので、オリジナルのバックアップをしっかり取るなど、ご自身の責任の元、実施をお願いいたします。

1.過去メールの抽出

まずはBecky!に溜め込んでいる10年分のメールをoutlook 2010に持っていくために抜き出す必要があります。
eml形式でのエクスポートを行うのですが、階層化して格納している場合、ひとつひとつエクスポートするのは非常に面倒なので、階層指定でまるごとemlで出力してくれるBecky!のプラグイン、「circle becky」を使います。


以下からダウンロードします。
http://www.vector.co.jp/soft/win95/net/se252604.html

解凍したものを、Beckyのインストールされているディレクトリの中にあるpluginディレクトリに配置します。
たとえばC:\Program Files (x86)\RimArts\B2\PlugIns などにあります。

その後Beckyを起動し、受信箱の上で右クリック、拡張エクスポートを選択すると出力開始します。
この出力結果は、そのまま閲覧するためのhtmlやgifファイルが追加されている形式になっています。
データ移行の場合、*.html、*.gifは不要なファイルとなりますので、ツリー検索して削ってください。

2.データ変換(Windows Live Mail)

無事eml形式でメールが抽出できたと思いますが、残念ながら、outlook 2010 へはそのままではインポートできません。
フォルダツリーを保存したまま持って行くための手段として、まずはWindows Live Mailに取り込みを行います。
適当なアカウントを作り、Windows Live Mailはいったん終わらせます。
生データが格納される場所がたとえば以下のような場所になりますので、そこに1.で抽出データを移動します。(普通にファイルを移動する)

C:\Users\<ユーザ名>\AppData\Local\Microsoft\Windows Live Mail\<アカウント>\Inbox\

その後Windows Live Mailを起動すると、取り込まれていることがわかります。

3.エクスポート(Windows Live Mail -> Microsoft Exchange)

Windows Live Mail にて、ファイル>エクスポート>メッセージ>Microsoft Exchange
を選択し、選択されたフォルダーでインポートしたフォルダを指定します。

これで、outlook 2010を起動するとインポートされていることがわかります。
ただし、この状態は完全ではありません。
メールを表示させて、メール情報の差出人や宛先の名前(またはメールアドレス)の上にマウスを持っていくと、通常であればメールアドレスがアクティブになり、連絡先への登録などができるはずなのですが、そのようなことが出来なくなっているはずです。
どうも、ヘッダの解析が上手くできていないのではないかと思います。
そもそもoutlook 2010側のインポートメニューにWindows Live Mailが無いからかもしれません。

この状態で構わないかたはここで終わりですが、宛先情報をアクティブにするためにはさらに面倒な手順が続きます・・。

4.Windows Mailにインポート

Vistaに搭載されていたWindows Live Mailの前身であるWindows Mailに一旦インポートすることで、どういうわけか無効になっていたヘッダ情報が生き返ります。
ただし、Windows 7にはWindows Mailがインストールされているものの、使えない設定になっています。
これを使えるように設定する方法が以下のページで紹介されていますので、
こちらを実行して使えるようにしてください。

http://pc.rescue.co.jp/modules/blog/details.php?bid=57

つかえるようになりましたら、Exchange Serverを認識させ、サーバ上にあるメールをインポートします。

5.outlook2010からインポート

outlook2010のインポートメニューは、windows mailを正式にサポートしています。
この機能を使ってインポートすることで、ヘッダを正しく認識したメールになります。

Windows Mail側にインポートしたことでメールがPCローカルに保存されていますので、ここでoutlook側のメールを削除します。
その後、outlookのファイル>開く>インポートを指定、「インターネットメールやアドレスをインポート」を選択、「outlook Express 4.x、5.x、6.x、またはWindows Mailを指定、完了を押すとインポートが始まります。
これで、以下の様にデータ移行した昔のメールも、正しくヘッダを認識するようになります。
header_mouse_on.jpg

6.注意事項

ここまでの作業をして、Becky!にあったオリジナルのメール数と、outlook2010に取り込んだメールの数が数通足りないことがわかりました。
私の場合10万通を超える数があり全て確認することは不可能なため、オリジナルのbeckyを保管しておくことで良しとしました・・。おそらく、いくつか認識できない形式で撥ねられたものがあったのではないかと思います。
全てのメールを確実に移行しなければならない方はご注意ください。

7.どうしてもbeckyを使い続けたい場合

Exchangeに移行しなければならないが、使いにくいからbeckyを使い続けたいという方は、方法が無いわけでもありません。
ExchangeのメールをWebで見ることができるOWA(Outlook Web App)が許可されているならば、DavMailというソフトを使うことでbeckyとExchangeの間を取り持ってくれます。
試しに使ってみて送受信は出来たのですが、メール以外のoutlookの機能(予定表とか)も使わねばならない都合があって移行してしまいました。
以下のサイトを見ながら設定したらうまくいきました。
http://sourceforge.jp/magazine/10/10/12/0929212/2

8.outlook2010をbeckyの使い心地に近づける

長年のbecky使いがoutlookを直感で使おうとすると、いろいろ躓きます。

・beckyみたいなアドレス帳(ツリーを開いて人を選んでいく)が出来ない。
 グループ作成は出来るのだが…それを開いて人選択ができません。同報になっちゃいます。
・過去のメールを元にして新規メールが作成できない。
 覚えにくい手順が必要です。ショートカット作れましたが。
・振り分けは慣れ次第か…
・返信時のシグネチャがなんか引用の上にきちゃうんですけど…
・他、多数・・・

これらも解決次第、Becky!使いのためのoutlook2010設定記事に上げていこうと思います。






posted by aihyab at 00:10| Comment(0) | becky → outlook